El administrador documental puede diseñar el circuito de revisión y aprobación con firma digital. El circuito de firma digital es multinivel y con comunicación automática vía mail realizada por el sistema.
Una vez que se ha dado de alta el documento al sistema, en estado de Elaboración ó Revisión, presionando el ícono correspondiente a la firma digital el sistema presentará la siguiente pantalla:
Se podrá ingresar para cada nivel, los usuarios que deberán revisar o aprobar dicho documento. Presionando se podrá ingresar el circuito de firmas de la versión anterior y modificar de ser necesario.
Una vez que se hayan definido los usuarios en los distintos niveles del circuito de firmas, se deberá presionar
El sistema se encargará de comunicarle vía mail a todos los usuarios del nivel 1, registrando fecha y hora en que se ha realizado dicha tarea.
Los usuarios recibirán el mail con el link al formulario de firma. En el mismo podrán acceder al documento que deberán revisar o aprobar.
Una vez que todos los usuarios del nivel lo hayan firmado, el sistema enviará una comunicación vía mail a los del nivel 2. Y así sucesivamente hasta alcanzar el máximo nivel, donde el sistema le comunicará al administrador emisor que ha sido concluido dicho proceso.
El mail que le llega al administrador, posee un link directo a la edición del encabezado del documento.
Los pasos a seguir son:
Pasar el estado a Aprobado.
Si existe la versión anterior, marcar el check box para pasarla a obsoleta.
Comunicar físicamente una vez que el documento haya sido guardado.
iWeb SGC se encarga de forma automática de guardar en los campos correspondientes al usuario que revisó y elaboró, como así también la fecha en que lo hicieron. Para ello sigue la premisa de tomar en el mayor nivel de revisión al último de los usuarios incorporados en el circuito de firma; de la misma manera hace con el aprobador.
Los íconos para visualizar la situación de un documento respecto al proceso de firma son los siguientes:
· Sin proceso de firma digital.
· Con proceso sin terminar.
· Proceso de firma terminado.
· Proceso de firma interrumpido por rechazo.
Si por alguna razón un usuario rechaza el documento, iWeb SGC se encargará de comunicarle vía mail el rechazo producido a todos los usuarios del mismo nivel del usuario que rechazó, a los de los niveles anteriores, y al administrador emisor del circuito de firma.
el sistema presentará la siguiente pantalla:
se podrá ingresar el circuito de firmas de la versión anterior y modificar de ser necesario.
Sin proceso de firma digital.
Con proceso sin terminar.
Proceso de firma terminado.
Proceso de firma interrumpido por rechazo.