Control de Cambios
Características y Generalidades
La herramienta de registro de Control de Cambios permite, a aquellos usuarios que tienen acceso, la posibilidad de iniciar un registro de cambio, para conocer si existen modificaciones en curso, para generar otros cambios o simplemente para consulta.
Dichos registros, tienen varios estados:
· En Elaboración: indica al resto del equipo que se está gestando un registro con modificaciones, pero el archivo que lleva las modificaciones se encuentra en elaboración.
· En Aprobación: una vez que el autor del registro de Control de Cambio agrega el adjunto y genera el Circuito de Firmas (símil Sistema de Firmas Documentales) de manera manual.
· Aprobado/Rechazado: Los firmantes seleccionados han definido que el registro de Control de Cambios es válido o no (según corresponda). Para el resto de los usuarios, implica que no se están gestando cambios sobre el documento en cuestión.
De acuerdo a las políticas de la empresa, el operador, si requiere realizar un nuevo registro de Control de Cambios, o si el administrador documental desea generar una nueva versión del documento, deberá tomar como base el registro de Control de Cambios más reciente y Aprobado como base.
El ícono 
indica que no existen registros de Control de Cambios sobre ese documento.
El ícono 
indica que existen registros de Control de Cambios sobre ese documento.
Consulta y filtrado de aquellos documentos que presentan registros de Control de Cambio
Tanto en pantallas de Usuario y de Administrador, el operador podrá consultar aquellos documentos que posean Registros de Control de Cambios, además de un ícono que informa esa situación por cada documento.
- Vista de Usuario:
- Vista de Administrador:
Carga de un Registro de Control de Cambio
Sobre un documento al cual el usuario conectado tenga derecho a consultarlo, se podrá generar un nuevo registro de control de cambios, siempre que no existan registros previos en estado En Elaboración o En Aprobación, según los siguientes pasos:
· Paso 1 – hacer clic en el ícono que indica la existencia de registros de Control de Cambio
· Paso 2 – alta de nuevo registro de Control de Cambio, completando campos indicados en rojo:
Se indica en verde el historial de registros de Control de Cambios para el documento.
· Paso 3 – el sistema informa sobre el alta exitosa del registro de Control de Cambios:
· Paso 4 – alta de archivo del registro de Control de Cambios:
· Paso 5 – armado del circuito de firmas para la aprobación del registro de Control de Cambios:
· Paso 6 – activación del circuito de firmas:
En este paso, se comunica a los primeros usuarios de la lista para que den su veredicto.
Aprobación o Rechazo de un Registro de Control de Cambios
· Paso 1 – indicar si se aprueba o rechaza el registro:
· Paso 2 – agregar observaciones y confirmar acción:
Al aprobar o rechazar, si corresponde, se comunicará a los firmantes del siguiente nivel. Si no existen más firmantes y el que aprueba o rechaza es el último, se comunicará al usuario solicitante el resultado de la aprobación.
