El vigila documental controla la ejecución de acciones delegadas en forma automática. Se generan acciones automáticas que comunican periódicamente, o no, eventos tales como vencimientos de documentos, firmas necesarias, etc., permitiendo controlar la anticipación del aviso, la periodicidad, la condición necesaria para que ocurra la comunicación y el mensaje que recibirá el responsable de la acción.
Para dar de alta un vigilador documental se deben completar los campos correspondientes:
· Detalle: se debe indicar el nombre del vigilador documental.
· Tipo de Acción: tiene dos opciones, Sobre Documento, que se utiliza por ejemplo si la acción se referirá a la próxima revisión, y Sobre Circuito de Firmas.
· Condición: en este campo se debe indicar la condición para la cual se ejecutará la acción del vigilador. El ícono contiguo al campo es de ayuda, para conocer la lógica de funcionamiento. La variable Hoy toma el día presente.
· Modificador de Días: en este campo se ingresa la cantidad de días en que el mensaje se anticipará con respecto a la fecha Hoy. Si en el campo Condición se definió “fec.prox.rev=Hoy” y en el campo Modificador de Días se carga 30, el vigilador funcionará con una anticipación de 30 días de la fecha de la próxima revisión.
· Asunto del Mensaje: en este campo se carga el tema o asunto que aparecerá en el mail que envía el vigilador.
· Contenido del Mensaje: puede contener datos del documento, como id, nombre, fechas, usuario aprobador, fecha de aprobación/revisión, etc.
· Comunicar: en este campo se ingresan los mails de los usuarios a ser comunicados.
· Emitir cada: este campo indica la frecuencia de evaluación de la condición del vigila. Por ejemplo, si se indica 1, el vigilador se ejecutará 1 vez por día, y emitirá la comunicación programada si se cumple la condición.
· Unidad de Tiempo: completa la definición de la frecuencia de ejecución, cuantificada en el campo anterior
Algunos ejemplos de vigilas documentales:
Hay tres íconos de acción sobre el vigila:
· El ícono permite eliminar el vigilador.
· El ícono permite editar los datos del vigilador.
· El ícono permite que se ejecute el vigilador cuando se clickee, es decir, que se evalúe la condición, y si se cumple, se realice la comunicación.
controla la ejecución de acciones delegadas en forma automática. Se generan acciones automáticas que comunican periódicamente, o no, eventos tales como vencimientos de documentos, firmas necesarias, etc., permitiendo controlar la anticipación del aviso, la periodicidad, la condición necesaria para que ocurra la comunicación y el mensaje que recibirá el responsable de la acción. 
contiguo al campo es de ayuda, para conocer la lógica de funcionamiento. La variable Hoy toma el día presente.
permite eliminar el vigilador.
permite editar los datos del vigilador.
permite que se ejecute el vigilador cuando se clickee, es decir, que se evalúe la condición, y si se cumple, se realice la comunicación.