La Solicitud de Mantenimiento es un recurso muy utilizado cuando en una empresa se desea aumentar la participación de la gente, e involucrarla en la detección y resolución de problemas, que hacen a la Calidad Total de la organización.
Básicamente, se permite a cualquier persona, que no necesariamente pertenece al staff de Mantenimiento, a dar de alta una inquietud u observación acerca de un equipo o conjunto de equipos, que será canalizada por gente de Mantenimiento y podrá o no dar origen a una OT Correctiva o de otro tipo.
El formulario de acción es un formulario multiparte, al que se puede acceder desde afuera de iWO (p.ej. desde el portal de iWeb) o desde el mismo sistema iWO, para facilitar el acceso a la totalidad de usuarios iWeb de la empresa.
Sus partes fundamentales son:
Parte 1 - Solicitud:
Cualquier usuario iWeb puede en esta parte describir una situación que puede o no ameritar la intervención del área de Mantenimiento, haciendo referencia, con sus palabras (no necesariamente técnicas), a una situación relacionada con uno o más equipos que le haya llamado la atención. Ejemplos típicos pueden ser: pérdidas de fluídos o de lubricante, ruídos o vibraciones anormales en la operación, olor a quemado, etc.
Mínimamente, los campos a completar en esta parte serán una Fecha de la observación, el Equipo objeto de la misma, y una Descripción General de la situación que se desea compartir.
Parte 2 - Gestión:
Al cerrarse la Parte 1, el área de Mantenimiento es alertada por e-mail, y el Workflow habilita la Parte 2 para que un usuario idóneo de Mantenimiento, que puede ser un Programador o Planificador, analice la situación denunciada y decida los pasos a seguir.
En caso de que efectivamente corresponda aplicar una acción correctiva, podrá generar desde esta Parte una OT, para lo cual deberá completar los campos característicos que definen a las OT. Al cerrar Parte 2, iWeb generará automáticamente la OT con todos sus campos comp[etados, y establecerá los vínculos entre dicha OT y la Solicitud de origen.
Si la solicitud recibida no justificara la generación de OT, pero sí una intervención menor por parte de Mantenimiento, se podrá registrar esta circunstancia en la misma Parte 2 y terminar desde aquí la Solicitud.
Finalmente, si la solicitud fuera directamente denegada por Mantenimiento, también se podrá cerrar desde Parte 2 la Solicitud, pudiendo responderle por e-mail al solicitante los motivos de esa decisión.
Parte 3 - Resolución:
Al generarse la OT, ésta pasa a formar parte del pending del usuario Responsable, y su tratamiento y cierre se gestiona de la forma ya explicada.
Al cerrarse la OT se activará un proceso automático de cierre de Solicitudes de Mantenimiento, que completará los campos de Parte 3 con los datos ingresados en la OT por el usuario Responsable, y cerrará automáticamente la Solicitud.
Se puede esquematizar el proceso arriba descrito para el caso más completo, que implica generación de una OT a partir de una Solicitud de Mantenimiento:
Tomando como base estos conceptos fundamentales, es posible adaptar las Solicitudes de Mantenimiento a cada requerimiento particular, incorporando campos específicos, comunicaciones, y otras herramientas iWeb.
